Check In, Sebuah Siklus PDCA dalam Meraih Predikat Bunda Cekatan

Dongeng ini masih lanjutan dari dongengku tentang Action Plan Secara SMART di kelas kupu-kupu Bunda Cekatan.  Kali ini aku berikan kalian dongeng tentang  siklus yang sangat penting untuk penunjang keberhasilan proses mentoringku. Penting karena merupakan siklus peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus menerus seperti siklus hidup kupu-kupu. Dan tampaknya pengambilan analog kehidupan kupu-kupu di kelas yang kuikuti ini sangat tepat. Arti kata siklus, menurut KBBI adalah rangkaian kejadian yang berulang-ulang secara tetap dan teratur. Demikian pula dalam menyusun tahapan agar dapat meraih predikat cekatan pada salah satu skill.

Artinya dalam melatih skill agar berpredikat cekatan, ada suatu continuous improvement. Terbagi menjadi delapan langkah, yang setiap langkahnya merupakan bagian dari siklus PDCA.

PLAN (Siklus Perencanaan)

Ini adalah siklus pertama dalam siklus PDCA, di siklus ini langkah yang terjadi adalah;

1. Langkah 1, Menentukan Bidang Keahlian: adalah siklus dimana aku menganalisa beberapa kebutuhan ilmu yang akan ditekuni sehingga bisa menentukan ilmu mana yang akan harus diprioritaskan dalam meraih cekatan.
2. Langkah 2, Menentukan Tujuan: Mencanangkan tujuan dengan menggunakan kaidah SMART. Untuk kaidah SMART dalam penentuan tujuan, sudah aku bahas di jurnal sebelumnya.
3. Langkah 3, Analisa Permasalahan : Pada langkah ini aku harus bisa menganalisa apa kelemahan dan tantangan yang akan kuhadapai dalam melatih skill ini.
4. Langkah 4, Merencanakan Perbaikan : Adalah tahap dimana aku kembali melakukan evaluasi, mengumpulkan semua solusi dan memilah mana yang mungkin dilakukan dan mana yang tidak dapat dilakukan berdasarkan tingkat keefektifan dan biaya. Di tahap ini pula aku mengenal istilah check in. Proses mentoring yang sedang kujalani mengharuskan aku mengkonfirmasi ulang action plan yang sudah kubuat kepada mentorku. Disini aku perlu menggali lebih lanjut apakah proses yang kulalui tepat dan nyaman sesuai prioritas. Termasuk mengevaluasi proses hubungan dengan mentor dan mentee.

DO (Siklus Perbaikan)

Di siklus ini hanya ada satu tahap, Langkah 5 Melaksanakan Perbaikan : Langkah ini merupakan tindakan nyata dari apa yang sudah tertulis atau terkonsep dalam langkah 4. Dalam langkah ini mungkin banyak sekali kendala yang dihadapi yang mengharuskan aku melakukan upaya perbaikan atau penyempurnaan. Ini adalah tahapan yang paling berdarah-darah, karena tidak akan mungkin akan ada perbaikan jika belum ada langkah nyatanya.

CHECK (Siklus Meneliti Hasil Perbaikan)

Langkah 6 Meneliti Hasil Perbaikan : Adalah langkah dimana aku harus mampu mengevaluasi setiap upaya perbaikan baik dilihat dari segi proses maupun hasil. Dari sini aku bisa dapat melihat apakah improvement yang sudah kulakukan sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. Jika belum, maka aku bisa kembali ke langkah ke 3 Melakukan Re-Analisis

ACTION (Siklus Langkah Selanjutnya)

Di tahap ini ada dua langkah yang kulalui, yakni;

1. Langkah 7, Standarisasi : Untuk menjaga agar improvement yang kulakukan tetap terjadi maka perlu membuat standarisasi kompetensi. Standarisasi bisa berupa standard proses dan standar hasil. Selain itu fungsi standarisasi adalah untuk menjaga agar aku bisa benar-benar mewujudkan keahlian dan memenuhi jam terbang.
2. Langkah 8, Menentukan Tujuan Selanjutnya : Untuk memutar roda PDCA yang terus menerus maka improvement ku tidak boleh berhenti sampai disini, dengan menentukan tujuaan selanjutnya berarti aku akan kembali ke siklus Plan lagi dalam Siklus PDCA. Seperti siklus hidup kupu-kupu, berulang. Dengan demikian keahlianku adalah keahliah yang bisa dipertanggungjawabkan, teruji dan dapat dipertanggungjawabkan karena melalui proses yang berulang.

Semoga bermanfaat 

NOTE :

• Dari keenam menteeku hanya satu kurasa tidak bisa lanjut mentoring denganku. Sejak awal kami memang kurang "terhubung".
• Empat dari enam adalah mentee yang telah aku bersamai sejak awal program, sedangkan mentee keenam adalah mentee pindahan dari mentor yang lain yang notabene aku belum penjajagan lebih lanjut apa kebutuhannya.
• Mentorku adalah role modelku yang harus kuserap ilmu dan keahliannya, jadi aku memutuskan tetap melanjutkan mentoring dengan beliau. Selain humble, beliau adalah mentor yang bisa mengarahkan menteenya agar mau mencoba hal yang baru namun tetap berkorelasi dengan peta belajarku.